Lưu thông tin khách hàng từ website vào phần mềm CRM miễn phí.

Khi khách hàng truy cập vào website của bạn và họ để lại thông tin liên lạc. Bạn có muốn khách hàng tiềm năng này sẽ được lưu vào phần mềm CRM miễn phí một cách tự động không?. Rất đơn giản, chúng ta sẽ tạo ra webforms trên phần mềm CRM miễn phí và sao chép nó vào website của bạn. Kết quả là, tất cả thông tin khách hàng của bạn được lưu vào phần mềm CRM miễn phí. Điều này rất thú vị cho bộ phận sales và marketing vì nó đóng vai trò rất quan trọng trong việc tăng doanh số.

Tạo Webforms cho phần mềm CRM miễn phí.

Để tạo một webform cho website của bạn chúng ta thực hiện theo các bước sau

1.    Login vào CRM

2.    Chọn icon phía trên bên phải –> Chọn CRM Settings

3.    Chọn Orther Settings bên trái  –> Chọn Webforms

4.    Chọn Add Record

Sau khi chọn Add Record, chúng ta sẽ thấy phần Creating new webform. Trong phần này chúng ta có 3 phần đó là Webform Information, User Assignment và Leads Field Information. Chúng ta lần lượt sẽ đi qua từng phần và điền thông tin vào.

Webform Information – thông tin Webform cho phần mềm CRM miễn phí

a.    Webform Name : nhập vào tên của webform.

b.    Return URL : Nhập vào URL (địa chỉ trang web) mà chúng ta muốn khách hàng truy cập sau khi họ điền thông tin và chọn gửi thành công.

c.    Status : Chọn vào Status (Trạng thái) để webform hoạt động. Bạn có thể bỏ chọn nếu bạn không sử dụng webform này nữa.

d.    Description : Cung cấp thông tin chi tiết cho webform.

e.    Module : Chọn module nào mà chúng ta muốn lưu khách hàng vào. Phần mềm CRM miễn phí có 5 module leads (khách hàng tiềm năng), contacts (Liên hệ), organizations (Công ty), opportunities (Cơ hội), tickets (Các vấn đề) để tạo webform.

f.     Assigned to : Chọn người sử dụng hoặc nhóm để gán khách hàng cho họ quản lý.

g.    Captcha Enabled: Chọn vào đây sẽ giúp chúng ta ngăn chặn những người cố tình tạo ra khách hàng ảo bằng cách chạy đoạn mã tự động. Đề nghị chọn chức năng này.

User Assignment – gán khách hàng từ webform cho người sử dụng phần mềm CRM miễn phí

Round Robin Assignment: Chức năng này cho phép chúng ta gán khách hàng tiềm năng từ webform đến những người sử dụng khác nhau trong phần mềm CRM miễn phí.

Chúng ta có thể chọn người sử dụng bên phải trong danh sách người sử dụng.

Sau khi người sử dụng cuối cùng được gán khách hàng, thì khách hàng tiếp theo sẽ được gán trở lại cho người sử dụng đầu tiên trong danh sách người sử dụng được chọn. Cứ thế quá trình tiếp tục diễn ra.

Leads Field Information – Thông tin dữ liệu của khách hàng tiềm năng.

Add Fields: thêm tất cả những trường nào chúng ta cần hiển thị trên webform và sắp xếp theo thứ tự mà chúng ta mong muốn. Sau khi thêm vào rồi mà không muốn nữa thì chúng ta có thể xóa bỏ bằng cách chọn vào dấu (x), hoặc có thể sắp xếp thứ tự lại bằng cách kéo thả các trường này. Sau đó chọn Save fields order.

a.    Mandatory: Chọn phần này thì trường này bắt buộc phải nhập thông tin trên webform.

b.    Hidden: chọn phần này thì trường này sẽ không hiển thị trên webform. Mục đích của phần này là chúng ta sẽ chọn giá trị cố định khi khách hàng được tạo từ webfrom.

Ví dụ: Nếu bạn muốn biết khách hàng này đến từ nguồn nào, chúng ta sẽ chọn trường Lead Source và chọn Hidden cho trường này, và chọn Override Value là Website. Khi khách hàng gửi thông tin qua webform sẽ không thấy trường Lead Source này (Bởi gì nó đã bị ẩn) và khi khách hàng được lưu trong phần mềm CRM miễn phí thì trường Lead Source này sẽ có giá trị là Web Site.

c.    Fields Name: Tất cả các trường được chọn trong phần Add Fields. Nó được hiển thị trong cột này.

d.    Override Value: Giá trị mà chúng ta nhập ở đây sẽ được ghi đè lên giá trị mà khách hàng nhập vào ở webform.

e.    Webforms Reference Field: Trường này sẽ được tham chiếu với các trường trên website của chúng ta khi tạo webform.

Sau khi điền đầy đủ thông tin và Chọn Save.

Sau khi chọn Save thì chúng ta sẽ thấy 2 trường sẽ tư động xuất hiện.

Thông tin Post Url và Public Id

• Public Id: Giá trị của trường này được sử dụng để thiết lập kết nối giữa website và webform của chúng ta.
• Post URL: Giá trị của trường này để xác định vị trí lưu thông tin của khách hàng khi họ nhập vào webform và gửi đi.
• Tạo ra nội dung HTML cho website của chúng ta

Sau khi tạo webform thành công, chúng ta sẽ xem nội dung của webform và sao chép vào website bằng cách chọn Show Form. Copy nội dung HTML này vào website của bạn thế là chúng ta có thể lưu thông tin khách hàng vào phần mềm CRM miễn phí.

Tích hợp với webform đã tồn tại.

Nếu chúng ta đã có webform trên website rồi, để tích hợp với phần mềm CRM miễn phí thì chúng ta phải thiết lập mối quan hệ giữa webform đã có với phần mềm CRM miễn phí. Chúng ta sẽ sử dụng Public Id và Post URL trên webform đã tạo.

1. Public Id: xây dựng mối quan hệ giữa webform đã tồn tại với phần mềm CRM miễn phí
   <input type=”hidden” name=”publicid” value=”Paste Your Public Id Here”></input>
2. Post URL: Chỉ ra vị trí mà thông tin khách hàng sẽ được lưu.
   <form name=”Place Your Webform Name Here” action=”Paste Your Post URL Here” method=”post” accept-charset=”utf-8″>

Tích hợp với WordPress Forms.

Chức năng này sẽ giúp chúng ta tích hợp WordPress forms với phần mềm CRM miễn phí để lưu thông tin khách hàng tiềm năng vào phần mềm CRM miễn phí bằng Webform một cách trực tiếp.

Bước 1: tạo kết nối giửa các trường

• Cài đặt cforms trong wordpress của chúng ta.
• Tạo form, thêm các trường và cài đặt chúng tương ứng với các trường trong Webform Reference Fields
• Thêm Public Id cùng với trường.

Nếu chúng ta có các trường Họ, Tên, Điện Thoại, Email, Nội Dung trong wordpress. Thì trong webform reference fields sẽ tương ứng là Lastname, firstname, mobile, email, description.

Bước 2: Cung cấp Post URL

Dưới phần Core Form  Admin / Email Options, chọn các phần sau

• Use Custom inpur fields NAMES & ID’s
• Redirect Option, sao chép địa chỉ website mà chúng ta muốn hiển thị sau khi gửi thông tin thành công.
• Send form data to an alternative page, sao chép Post URL của chúng ta vào phần này.

Webform hoạt động như thế nào.

Sau khi đã cài đặt xong tất cả, chúng ta sẽ tạo một bài viết để thấy webform trong wordpress. Chúng ta sẽ nhúng webform này vào website để lưu thông tin khách hàng vào phần mềm CRM miễn phí một cách tự động.

1. Chọn Posts (Bài viết) –> Add New (Bài Viết mới)
2. Điền thông tin cho tên bài viết
3. Chọn Cforms icon và chọn Lead Form thêm vào bài viết
4. Sau khi thêm cforms vào
5. Chọn xem thử
6. Chọn đăng bài viết

Sau khi hoàn tất thì webform của chúng ta như hình sau.

Chúc mừng các bạn đã hoàn thành phần tạo webform để lưu thông tin khách hàng tiệm năng vào phần mềm CRM miễn phí 100%.