Cách sử dụng phần mềm crm để quản lý lịch làm việc thông minh

Cách sử dụng phần mềm CRM để giúp chúng ta quản lý, kiểm tra và theo dõi tất cả các hoạt động đã được lên kế hoạch để hoàn thành trong ngày làm việc hiện tại cho tất cả nhân viên trong module Lịch. Chúng ta có thể thấy danh sách các loại hoạt động đã được lên kế hoạch bởi bạn và được chia sẽ bởi người khác như: Những sự kiện, Công việc, Cơ hội, ngày hỗ trợ cuối, ngày sinh (sinh nhật), hóa đơn, dự án, tiến độ dự án. Ngoài ra chúng ta có thể xem các hoạt động này trong từng tháng, từng tuần và từng ngày trong cách sử dụng phần mềm CRM này.

Làm việc với module Lịch trong phần mềm crm

Trong phần này chúng ta sẽ đưa ra tình huống và cách sử dụng phần mềm crm để giải quyết tình huống.

Mình tên là Công, đang làm giám đốc trong công ty act2ifh.com. Mình đang chịu trách nhiệm phát triển phần mềm crm cho công ty, nên mình thường xuyên có cuộc họp với tất cả phòng ban vào 9h sáng thứ hai hàng tuần và thời gian bắt đầu là ngày 03-10-2016 và kết thúc là ngày 31-10-2016.

Cách sử dụng phần mềm crm để thực hiện sắp xếp lịch làm viêc trong tình huống này.

Bước 1: chọn module Lịch => chọn Thêm Sự kiện / Công việc

Chọn Sự kiện => Chọn Mỡ rộng màn hình

Bước 2: Nhập thông tin sự kiện

• Trạng thái: Lên kế hoạch, đã tổ chức, không tổ chức
• Kiểu hoạt động: Cuộc họp, Cuộc gọi
• Độ ưu tiên: Cao, trung bình, thấp
• Phân công cho: giao việc này cho người sử dụng nào
• Gửi thông báo: Gửi thông báo về cuộc họp
• Chế độ chia sẻ: Riêng tư, Công bố

Bước 3: Nhập thông báo chi tiết và tái diễn

• Thông báo chi tiết: Nếu chúng ta muốn gửi mail nhắc nhở trước cuôc họp thì chọn phần này
  Và chọn thời gian để gửi email nhắc nhở.
  Phần này Công chọn là 30 phút trước cuộc họp sẽ gửi email.

• Thông tin tái diễn: Có nghĩa là khi chúng ta tạo 1 cuộc họp và muốn cuộc họp này lặp đi lặp lại vào mỗi tuần cho đến ngày kết thúc 31-10-2016.
  Cho nên chúng ta sẽ chọn Số lần vào mỗi tuần là 1, cho đến khi 31-10-2016, vào thứ 2 hằng tuần. Ngoài ra chúng ta có thể chọn Số lần vào mỗi ngày, tháng, năm.

Bước 4: Nhập thông tin có liên quan, mô tả chi tiết và lời mời

• Tên người liên hệ: Nhập tên của người cần liên hệ vào đây
  Nhấn vào nút Search để tìm liên hệ
  Hoặc đánh tên liên hệ cần thêm vào phần text để tìm nhanh

Ngoài ra chúng ta có thể chọn Chiến dịch, Tiềm năng, Khách hàng, Cơ hội, Tickets (Quản lý sự cố hay vấn đề gì liên quan đến khách hàng)

• Mô tả chi tiết: chúng ta nhập thông tin diễn giải chi tiết cho cuộc họp này
• Lời mời: Chúng ta sẽ mời những người nào liên quan đến cuộc họp này, ở đây Công sẽ mời hết tất cả trưởng bộ phận trong công ty. Chúng ta chọn lên phần text và đánh tên người cần mời.

Bước 5: Sau khi nhập đầy đủ thông tin chọn Lưu

Kết  quả thì chúng ta sẽ có được tất cả là 5 cuộc họp.

Và cuộc họp bắt đầu vào thứ hai hàng tuần từ ngày 3-10-2016 đến hết ngày 31-10-2016.

Nếu chúng ta chưa có cài phần mềm CRM này thì có thể xem chi tiết tại đây: Cài đặt phần mềm CRM miễn phí