Nhập dữ liệu từ Excel vào phần mềm quản lý khách hàng miễn phí

Nếu chúng ta đang có danh sách khách hàng định dạng Excel (.xlsx) thì chúng ta có thể nhập (Import) vào phần mềm quản lý khách hàng miễn phí một cách dễ dàng. Trước khi nhập vào phân mềm thì chúng ta phải chuyển qua định dạng .csv hay .vfc vì phần mêm chỉ hỗ trợ định dạng này. Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí hỗ trợ nhập dữ liệu cho các module khác nhau như: Tiềm năng, Khách hàng, Liên hệ, Cơ hội,.. chúng ta sẽ làm ví dụ cho module Tiềm năng.

Chuyển tập tin excel (.xlsx) thành .csv với định dạng utf-8

Dưới đây là tập tin excel mà chúng ta đang có. Các tiêu đề trong tập tin này đặt tên gì cũng được không quan trọng vì trong quá trình nhập vào phần mềm quản lý khách hàng miễn phí thì nó sẽ cho chúng ta liên kết với trường nào trong phần mềm nhe. Nhưng cột họ và tên bắt buộc phải có nhe.

Chúng ta có thể xem chi tiết tại đây: Chuyển dữ liệu từ .xlsx sang .csv định dạng UTF-8

Sau khi chuyển thành .csv với định dạng UTF-8

Chọn module cần nhập dữ liệu

Chọn Module Tiềm năng => chọn Công Cụ => Chọn Nhập Dữ Liệu

Bước 1: Chọn tập tin cần nhập dữ liệu

Chọn nút Browse… và sau đó chọn tập tin .csv cần nhập

Bước 2: Chọn định dạng tập tin khi nhập vào phần mềm quản lý khách hàng miễn phí.

a. Loại tập tin: phần mềm quản lý khách hàng miễn phí hỗ trợ 2 loại tập tin là (.csv và .vcf). Chúng ta có thể chọn loại tập tin từ mũi tên xổ xuống. Nếu ở bước 1 chúng ta đã chọn tập tin .csv thì ở bước này chúng ta cũng phải chọn loại tập tin là (.csv)

b. Mã hóa ký tự: phần này chúng ta chọn la UTF-8

c. Phần ranh giới: chúng ta chọn là comma

d. Có tiêu đề: chúng ta nên chọn phần này vì nó sẽ dễ dàng hơn cho chúng ta khi nhập dữ liệu. Nếu tập tin chúng ta mà không có phần tiêu đề thì không chọn phần này nhe

Bước 3: Xử lý những  thông tin bị trùng lập

Khi nhập dữ liệu từ tập tin .csv vào phần mềm quản lý khách hàng miễn phí, nếu có dữ liệu trùng lập thì chúng ta sẽ xử lý như thế nào. Có nghĩa là dữ liệu đã tồn tại trong phần mềm rồi nhưng khi chúng ta nhập vào từ tập tin .csv lại có dữ liệu đó nữa. Chúng ta có 3 cách để xữ lý thông tin trung lập này

Skip: Sau khi nhập dữ liệu, thì dữ liệu bị trùng lập trong tập tin .csv sẽ không được nhập vào phần mềm quản lý khách hàng miễn phí.

Overwrite: Sau khi nhập dữ liệu, thì dữ liệu bị trùng lâp trong tập tin .csv sẽ thay thế dữ liệu trong phần mêm quản lý khách hàng miễn phí.

Merge: Sau khi nhập dữ liệu, thì dữ liệu bị trùng lập trong tập tin .csv sẽ được cập nhật vào trong phần mềm quản lý khách hàng miễn phí. Có nghĩa là những thông tin nào có trong .csv mà không có trong phần mềm sẽ được cập nhật.

Sau khi điền thông tin đầy đủ thì chọn Tiếp Theo

Bước 4: Liên kết cột cho các trưỡng dữ liệu

Trong phần này chúng ta sẽ liên kết các trường dữ liệu có trong tập tin .cvs vào các trường có trong phần mềm quản lý khách hàng miễn phí. Những trương dữ liệu nào chúng ta không muốn liên kết thì chúng ta để giá trị None trong phần mềm CRM

Ví dụ: Trường Họ và Tên được liên kết với Họ

Tên Công Ty liên kết với Tên Công ty / tổ chức

Số ĐT liên kết với Điện thoại di động

Email liên kết với Email chính

Các trường có giá trị là None thì sẽ không liên kết.

Chúng ta cũng có thể cung cấp giá trị mặc định cho trường liên kết trong trường hợp giá trị này không có trong tập tin .csv. Có nghĩa là trong tập tin .csv của chúng ta có những trường không có dữ liệu mà khi nhập vào phần mêm quản lý khách hàng miễn phí và muốn có dữ liệu cho tất cả các dòng dữ liệu của trường này giống nhau thì mình nhập vào phần Giá trị mặc định. Ngoài ra chúng ta còn có thể lưu lại liên kết này cho lần sử dụng sau mà không cần chọn lại liên kết. Chúng ta chọn Lưu mapping đã chỉnh sữa và đặt tên cho nó

Sau khi liên kết xong thì chọn Nhập

Kết quả sau khi nhập

Nhập thêm: bắt đầu nhập mới

Xem dữ liệu nhâp: Xem lai dữ liệu sau khi nhập

Hoàn thành: chọn hoàn thành để kết thúc nhập